Hoe bouw ik een goed personeelsdossier op?

Je hebt een aantal medewerkers in dienst. Van al deze medewerkers heb je belangrijke gegevens verzameld. Het is van belang om dit goed te registreren en een personeelsdossier bij te houden. Maar hoe doe je dit precies?

Het goed opbouwen van een personeelsdossier is wettelijk verplicht. Maar ook sta je sterker wanneer je een medewerker ontslag wilt geven. Wanneer je wilt aantonen dat iemand niet naar behoren functioneert, moet je gegevens over zijn/haar functioneren ter hand kunnen stellen.

Een goed personeelsdossier bestaat uit drie onderdelen; het individuele personeelsdossier, het salarisdossier en het collectief personeelsdossier.

Individueel personeelsdossier

Een individueel personeelsdossier bestaat ook weer uit verschillende onderdelen. Het is van belang dat deze als volgt opgebouwd wordt:

Persoonlijke gegevens: Naam, adres, telefoonnummer, geboortedatum en –plaats, huwelijkse staat, bank- of gironummer, sollicitatiebrief en CV, kopieën van diploma’s, kopie van identiteitsbewijs, sofinummer, evt. werkvergunning.
Rechtspositie: Arbeidsovereenkomst met daarin de schriftelijk vastgelegde afspraken, aanstellingsbrief, arbeidstijden, ondertekend huisreglement, vakantie- en verlofregeling, pensioenvoorziening.
Functioneren: Functieomschrijving, verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken, promotie, afspraken over opleidingen, berispingen / waarschuwingen, loopbaanontwikkeling.
Diversen: Geboortekaartjes, trouwkaart, correspondentie met werknemer.

beoordelings- en functioneringsgesprekken

Salarisdossier

Hierin neem je gegevens op die te maken hebben met loon, toeslagen, subsidies, uitkeringen, enz. Hierin bewaar je ook alle informatie en correspondentie ten behoeve van de Belastingdienst. Verder kun je hierin gegevens opnemen over salaris, bonusregeling, onkostenvergoedingen (telefoon, woon-/ werkverkeer etc.), regeling auto van de zaak, bank- of girorekeningnummer, loonbelastingverklaring.

Collectief personeelsdossier

In het collectieve personeelsdossier bewaar je ziek- en herstelmeldingen, een kopie van alle stamkaarten en de vakantieregistratie per medewerker.

Hoe gaat dit als ik mijn personeel heb ondergebracht bij Payned?

Payned helpt je bij het opbouwen van een dossier. Het grootste gedeelte wordt al gevormd wanneer je medewerkers in dienst komen bij Payned. Denk hierbij aan het inschrijfformulier met persoonlijke gegevens, de arbeidsovereenkomst en het kopie identiteitsbewijs.

Het is van belang om afspraken die je met medewerkers maakt, vast te leggen. Een goed voorbeeld hiervan zijn de functionerings- en beoordelingsgesprekken. Het is van belang dat je altijd een kopie van deze gesprekken naar Payned stuurt, zodat wij dit kunnen toevoegen aan het dossier van de medewerkers.

Vrijblijvend adviesgesprek

Sinds mei 2019 bekleed ik de functie van ‘hoofd relatiebeheer’ bij Payned. Naast de taken die ik als relatiebeheerder blijf doen is mijn hoofdtaak als leidinggevende van de afdeling het creëren van de juiste werkomstandigheden, dus ervoor zorgen dat mijn collega’s hun werk effectief en efficiënt kunnen en vooral blijven doen. Hiervoor heb ik in 2020 een opleiding gevolgd en met succes afgerond. Daarnaast fungeer ik als vraagbaak voor mijn collega’s en ondersteun ik hun waar nodig. Deze werkzaamheden vergen extra tijd en aandacht, maar geven tegelijkertijd ook meer diepgang in dagelijkse werk.

Sander Schaeffer

Hoofd relatiebeheer

Contact opnemen